Adjoint exécutif – adjointe exécutive

Titre du poste : Adjoint exécutif ou adjointe exécutive
Classification : Personnel administratif et de soutien AS – 01
Statut : Poste permanent à 5 jours par semaine
Mode de travail : Hybride, en personne et en télétravail, selon les besoins
Salaire : En fonction de l’échelle salariale
Avantages sociaux : Assurances collectives, REER collectif, PAE, etc.
Date d’entrée en fonction : Dans les meilleurs délais
Date limite pour postuler : 26 janvier 2024

NATURE DE L’EMPLOI

Relevant de la directrice générale, l’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive assume diverses tâches administratives de nature variée qui lui sont confiées par la directrice générale, la secrétaire générale et le président du Conseil.

En appui constant de la directrice générale, la personne anticipe ses besoins, voit à l’organisation de son agenda et offre un soutien professionnel et administratif au quotidien.

La personne planifie et coordonne la logistique et identifie les besoins liés à la préparation des comités organisés par la direction générale, dont le conseil d’administration du CAM, le comité exécutif, le comité de direction, le comité des présidences et les conseils d’administrations externes.

La personne doit respecter la nature confidentielle de ses fonctions.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Soutien au bureau de la directrice générale

• Assure l’organisation de l’ensemble des tâches de la directrice générale.
• Anticipe, propose et exécute …
• Gère et tient à jour l’agenda de la directrice générale, planifie ou accepte les rendez-vous selon ses disponibilités et les déplacements à prévoir, gère les réservations, etc.
• Reçoit et filtre les courriels et les correspondances de la directrice générale et prépare des projets de réponse, le cas échéant.
• Reçoit ou achemine des appels téléphoniques, les filtre, prend les messages et effectue les suivis.
• Prépare, fait approuver et envoie des lettres officielles de remerciements ou de félicitations pour des membres de la communauté artistique.
• Coordonne et assure le suivi quotidien des invitations adressées à la direction pour assister à des spectacles ou à des événements culturels et, lorsque nécessaire, se charge de la billetterie pour certaines demandes particulières.
• S’assure de confirmer les activités officielles de représentation de la directrice générale (allocutions, présences à des événements) et de faire le suivi avec les équipes internes pour la préparation des contenus.
• Propose, révise, valide et corrige les documents soumis par la directrice générale selon les consignes données.
• S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits.
• Effectue le suivi des décisions prises par la directrice générale et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation et d’informer les personnes concernées.
• Assure les suivis appropriés des CA externes de la direction générale, le cas échéant.
• Produit les rapports de dépenses de la directrice générale.
• Tient à jour le système de classement des dossiers et archive les documents et courriels de la directrice générale sur le serveur.

Conseil d’administration et comités

• Gère et tient à jour l’agenda de la secrétaire générale et du président du Conseil, vérifie leurs disponibilités et prend ou confirme leur rendez-vous.
• Convoque les réunions des comités suivants, sans s’y limiter : assemblées du conseil d’administration, comité exécutif, comité des présidences, comité de gouvernance et des nominations.
• Prépare et finalise les ordres du jour en collaboration avec les personnes pertinentes.
• Valide et prépare la documentation qui sera présentée aux membres du conseil (mise en page, numération, nomenclature, impression, etc.).
• Planifie et gère les salles, repas et les collations, le cas échéant.
• Prépare et finalise les rapports de la directrice générale et du président.
• Coordonne l’organisation des réunions, s’assure que les équipements nécessaires sont disponibles et fonctionnels.
• Assiste aux réunions du comité exécutif et aux assemblées du Conseil, en rédige les procès verbaux, les fait approuver et s’assure du suivi auprès des directions concernées, si nécessaire.
• S’assure que les dossiers sont classés selon la politique et le calendrier de conservation en vigueur.

Comité de direction et autres comités impliquant la directrice générale et/ou le président

• Coordonne l’organisation des réunions hebdomadaires ou bimensuelles du personnel et du comité de direction, s’assure que les équipements nécessaires sont disponibles et fonctionnels.
• Planifie et gère les salles, repas et les collations, le cas échéant.
• Assiste aux rencontres pour la prise de notes et fait le suivi des points qui doivent être discutés de nouveau.
• Prépare et fait valider des communications de la directrice générale pour informer l’équipe des sujets discutés et des décisions prises.
• Crée, prépare et achemine les ODJ pour les réunions de l’ensemble du personnel et de l’équipe de direction, après validation.

Dossiers “ad hoc”

• Participe à la réalisation de mandats spéciaux, et ce, en collaboration avec les personnes ressources qui sont mandatées à ces fins ; à titre d’exemple, l’adjointe à la direction générale participe à la préparation et à la gestion des personnes VIP invitées au Grand Prix.

EXIGENCES DE L’EMPLOI

Scolarité et expérience requises

Qualifications

• D.E.C. en technique de bureautique, technique administrative ou autre formation
  professionnelle pertinente reconnue.
• Expérience pertinente d’au moins six (6) ans d’expérience dans des emplois de même nature (niveau direction).

Connaissances

• Maîtrise de la suite Microsoft 365
• Maîtrise des outils informatiques et des principaux logiciels de traitement de texte.
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite et bonne connaissance de la langue anglaise.

Compétences particulières

• Capacité d’anticiper, de prévoir et de suggérer à la directrice générale le cas échéant
• Posséder des habiletés supérieures d’organisation, un esprit méthodique et organisé.
• Habiletés supérieures à communiquer oralement et par écrit.
• Sens des responsabilités.
• Posséder des habiletés supérieures d’organisation, un esprit méthodique et organisé.
• Habiletés supérieures à communiquer oralement et par écrit.
• Sens des responsabilités.

QUALITÉS REQUISES

• Diplomatie, délicatesse et courtoisie dans les relations interpersonnelles.
• Autonomie, bon jugement et débrouillardise.
• Faire preuve de loyauté et de discrétion.
• Connaissance du milieu artistique montréalais, un atout.

POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Avant le 26 janvier 2024, veuillez envoyer par courriel à artsmontreal@montreal.ca, en prenant soin d’indiquer dans l’objet : Adjointe exécutive à la direction générale

Le Conseil remercie les personnes qui soumettent leur candidature, mais seules celles choisies pour la prochaine étape de sélection seront contactées.

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Offre présentée par: Conseil des arts de Montréal
Date de fin de l'offre: 26 janvier 2024