Adjointe administrative

Sous la responsabilité de la Coordonatrice générale de L’organisme le titulaire du poste est responsable des tâches reliées à l’administration et aux services aux membres, visant à contribuer à la mise en œuvre des décisions  du Conseil d’administration (CA).

La personne recherchée doit :

• Aptitude et plaisir de travailler avec des personnes des différentes origines ethniques.
• Bonnes relations interpersonnelles (service à la clientèle. diplomatie, respectueuse)
• Avoir le sens de l’organisation.
• Souci de détail et précision
• Capacité de travailler sous pression. (respecte les échéanciers et à gérer les priorités)
• Esprit d’équipe
• Grande discrétion et intégrité et maintenir la confidentialité

Description des tâches

• Accueillir les usagers et les visiteurs.
• Recevoir et diriger les appels téléphoniques.
• Entrée des données sur Excel et sur Word.
• Rédaction  des documents
• Établir et maintenir un système de classement efficace.
• Gère l’agenda de la direction
• S’assurer de la disponibilité des fournitures et des formulaires utilisés par le bureau
• Assister la directrice générale dans la gestion des feuilles de temps,
• Assure le suivi administratif des contrats externes avec les partenaires et fournisseurs
• Tenir à jour les dossiers des membres.
• Préparer et distribuer les documents correspondants pour les réunions prévues
• Appuyer, promouvoir et participer aux activités de l’organisme
• Assister aux réunions de concertation à la demande de la direction générale
• Communiquer avec les interlocuteurs externes et internes
• Voir aux réservations de locaux lors des événements et réunions
• Contribuer activement à la vie interne de l’organisme en participant, au besoin, à différentes  activités et comités de travail
• Prendre des minutes rédiger en mettre en page les procès verbaux
• Exécuter toute autre tâche en lien avec la mission de l’organisme et demandé par sa supérieure immédiate

Exigences spécifiques :

• Niveau d’étude : Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou un domaine connexe
• Années d’expérience reliées à l’emploi :2 année(s) d’expérience
• Maîtrise Office  (Word, Excel et Outlook, internet, power point)
• Maîtriser parfaitement le français à l’oral et à l’écrit et une bonne connaissance de l’anglais
• Être méthodique, pouvoir travailler de façon autonome
• Débrouillardise et bon jugement
• Connaissance du milieu communautaire
• Polyvalence, flexibilité, engagé, responsable
• Capacité de pouvoir mener plusieurs tâches en simultané

Conditions de travail

Date de début : Dès que possible 

Si ce poste vous intéresse, envoyez votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation avant le 29 mars 2019 à info@cuisinesetviecollectives.com

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Offre présentée par: Cuisines et vie collectives Saint-Roch
Date de fin de l'offre: 29 mars 2019